プライバシーポリシー

○ 個人情報取扱の基本的な考え方

個人情報の取扱いに共通する基本的な原則を定めます。
すくーるニュースプライバシーポリシーの対象となる個人情報は、個人情報の保護に関する法律に規定される生存する個人に関する情報(氏名、生年月日、その他の特定の個人を識別することができる情報)、ならびに特定の個人と結びついて使用されるメールアドレス、ユーザーID、パスワード、クレジットカードなどの情報、および個人情報と一体となった趣味、家族構成、年齢その他の個人に関する属性情報など、個人を識別できる情報であれば全て含みます。
個人が特定されているかどうかがキーワードになりますので、例えば、メールマガジンを申し込んでいただいた方のメールアドレスだけが(個人名を伴わずに)漏出したケース、携帯電話のアドレス帳に登録された携帯電話番号だけが(略称などとともに)漏出したケースは、厳密な意味での個人情報には該当しません。
 しかし、未承諾広告メールなどの問題が生じることから、個人情報と同様の取扱いをすることとします。
 ルールとしての法律や条例を守ることはもちろんですが、実際に大切な情報を守るという意識を強く持って個人情報の保護に取り組みます。
1 責任の原則 個人情報の保護に関する責任体制を明確にし、皆様からのお問い合わせに対して迅速に対応できる体制をとります。 【 個人情報取得保管計画書 】
個人情報の収集をはじめるときは、次の事項について確認をします。
・ 個人情報をお預かりする目的
・ 個人情報を収集する方法
・ 個人情報の管理方法
・ 個人情報にアクセスできる職員等
・ 個人情報を廃棄する時期及びその方法
2 方針の公開と継続的改善の原則 このプライバシーポリシー及び行動プログラムを内外に示すことによって、委託業者や臨時職員まで含めた行動の徹底を図ります。
 また、このプライバシーポリシー及び行動プログラムは情報通信技術の進展などに対応できるよう常に見直しを進めます。
【 ポリシーの公表 】
すくーるニュース業務全般に関するプライバシーポリシーを公表します。
【 職員への徹底 】
プライバシーポリシーについては、全職員に通知することによって周知徹底を図ります。

○ 個人情報の収集と利用に当たって

個人情報をお預かりするときは、次の原則を守ります。
3 目的明確化の原則 個人情報をお預かりする際にはその目的を明確にし、情報の主体である皆様に、可能な限りその目的をお知らせします。 【 目的の明確化 】
個人情報をお預かりする際には、その目的を可能な限り具体的にお伝えします。
また、個人情報をお預かりする期間は必要最小限とし、その処分期限を明示できる場合は、併せてお知らせします。
4 収集制限の原則 個人情報は、その目的の範囲内で、適正な手段によって収集します。
また、思想信条や犯罪歴などの情報は、法令に定めがある場合など特別な場合を除いて、これを収集することはしません。
【 必要最小限の収集 】
個人情報の収集は、目的を達成するための必要最小限の範囲で行います。
【 収集の手段 】
個人情報の収集は、適法かつ適切な手段によって行います。
【 思想信条、犯罪歴等の情報の収集禁止 】
思想、信条及び犯罪歴等に関する個人情報については、職員採用の欠格条項のように法令に定めがある場合を除いて原則としてお預かりしません。
【本人からの収集】
個人情報は、原則として本人から直接お預かりします。
本人以外からお預かりする場合は、法令の規定による場合や、本人以外から収集しないと事務の目的が達せず、他に適当な収集方法がない場合に限ります。
5 利用制限の原則 情報の主体である皆様の同意がある場合や、裁判所の文書提出命令など法令の規定による場合を除いて、お預かりした個人情報を目的以外に利用しません。 【 利用目的の限定 】
個人情報は、その目的の範囲以外には利用しません。個人情報は、第三者に提供しません。
【 提供する場合の措置 】
必要やむを得ない理由によって個人情報を提供する場合には、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態、提供先における個人情報保護責任体制についての情報を求め、その内容を書面で保管するものとします。

○ 個人情報の適切な取扱い

お預かりした個人情報を大切に保管し、情報の漏えいなどがないよう次の原則を守ります。 6 安全保護の原則 お預かりした個人情報は、紛失、漏えい、改ざん等がないよう必要な措置を講じます。 【 取扱者の制限 】
個人情報を取り扱う職員は、事務処理のために必要最小限の人員に限ります。
【 複製等の制限 】
個人情報が記録されている文書の複写又は持ち出し、個人情報データの複製は基本的に行わず、必要やむを得ずこれを行う場合には、各所の長等の許可を得て行うものとします。
【 データの持ち出し、送信等の制限 】
個人情報のデータの持ち出しや送信は基本的に行わず、行う必要があるときは、責任者である各課・所の長の個別許可を得た場合に限って行うものとします。
【 記録媒体の管理 】
個人情報が記録されている記録媒体(紙及び電子データ記録媒体)は定められた場所に適正に保管し、必要がある場合には、施錠等の措置を講じます。
7 個人情報に係る事務を委託する場合の原則 事務の外部への委託は、適切な外部委託が事務の効率的な処理に役割を果たす一方で、委託先の処理いかんによっては個人情報の漏えいなどの危険が増大することを十分認識して行います。このため、委託先の選定に当たっては委託先の管理体制や緊急連絡網、安全対策の措置について文書又は実地の検査によって確認します。 【 業務委託の場合の措置 】
個人情報を取り扱う業務を外部に委託する場合には、業者ごとのプライバシーポリシーや具体的に個人情報保護のために講じている措置の内容について書面で提出を求めます。
また、委託契約を結ぶときは、
1.アクセス制限、本人認証、ログ管理の各面から講じる具体的な措置
2.個人情報保護の管理体制
3.個人情報の管理の状況についての検査や報告に関する事項
を委託契約書又は付属書面に明記します。
8 個人情報に係る事務を電算処理する場合の原則 個人情報を取り扱う事務を電算処理する場合には、運用方法いかんによっては個人情報の大量流出につながるという危険性を正しく認識し、記録媒体の管理やシステムのメンテナンスなど、必要な措置を講じます。 9 情報の内容についての原則 誤った個人情報によって情報主体である皆様の利益を損なうことにないよう、利用目的の範囲内で正確で新しい情報に更新します。 【 正確性の担保 】
個人情報を利用する目的に沿って、お預かりしている個人情報の内容を正確・完全・最新のものに更新します。
10 本人による情報確認の原則 ご本人から、個人情報の開示を求められたときは、ご本人に対し、遅滞なく開示します。ただし、開示することにより次のいずれかに該当する場合は、その全部または一部を開示しないこともあり、開示しない決定をした場合には、その旨を遅滞なく通知します。
1.ご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
2.業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
3.他の法令に違反することとなる場合
なお、アクセスログなどの個人情報以外の情報については、原則として開示いたしません。
【 訂正請求等の手続 】
ご本人から、個人情報が真実でないという理由によって、内容の訂正、追加または削除(以下「訂正等」といいます)を求められた場合には、他の法令の規定により特別の手続きが定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、個人情報の内容の訂正等を行い、その旨ご本人に通知します。

○ 個人情報の適切な処分

個人情報の取扱いに共通する基本的な原則を定めます。 11 適切な処分の原則 お預かりした個人情報は、その目的を達した時点で、直ちに焼却その他の安全な方法によって処分します。 【 個人情報の利用停止等 】
ご本人から、ご本人の個人情報が、あらかじめ公表された利用目的の範囲を超えて取り扱われているという理由、または偽りその他不正の手段により取得されたものであるという理由により、その利用の停止または消去(以下「利用停止等」といいます)を求められた場合には、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、個人情報の利用停止等を行い、その旨ご本人に通知します。ただし、個人情報の利用停止等に多額の費用を有する場合その他利用停止等を行うことが困難な場合であって、ご本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとれる場合は、この代替策を講じます。
【 廃棄等 】
個人情報が記録されている記録媒体を廃棄するときは、個人情報が判読又は復元が不可能な方法により行います。